E-procurement adalah kegiatan penyelenggaraan pengadaaan barang dan jasa melalu media elektronik (mencakup informasi dan komunikasi) yang berbasis teknologi informasi dan telekomunikasi, seperti Electronic Data Interchange (EDI) dan Enterprise Resource Planning (ERP). Pengadaan barang dan jasa mengandung pengertian adanya transaksi, sehingga diperlukan adanya beberapa transaksi yaitu adanya identitas, kesepakatan, pertukaran dokumen, dan pengesahan.
Situs-situs web e-procurement memungkinkan user, yang memenuhi syarat dan terdaftar, untuk mencari para pembeli atau penjual barang dan jasa. Tergantung pada pendekatannya, para pembeli atau penjual dapat menentukan harga atau mengundang tawaran. Transaksi-transaksi dapat dimulai dan diakhiri. Pembelian yang sedang berjalan dapat memenuhi permintaan customer untuk diskon, jumlah, atau penawaran khusus.
Software e-procurement memungkinkan otomatisasi beberapa pembelian dan penjualan. Perusahaan-perusahaan yang berpartisipasi berharap dapat mengendalikan inventori-inventori secara lebih efektif, mengurangi biaya pembelian agen, dan meningkatkan siklus manufaktur. E-procurement diharapkan dapat diintegrasikan dengan tren Supply Chain Management yang terkomputerisasi.
Efisiensi waktu.
Mampu mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam proses pengadaan barang/jasa, sehingga paket – paket proyek berjalan relatif lebih tepat waktu (proyek lanjutan/luncuran menurun), layanan publik terjaga serta memberikan respon yang cepat terhadap setiap pertanyaan & klarifikasi yang ada. Selain itu juga menunjang sistem Just in Time (JIT) dalam memenuhi kebutuhan material sehingga terjadi efisiensi biaya (cost reduction) dalam management material.
Penghapusan biaya administrasi.
Penerapan e-procurement mengotomatisasi banyak proses administrasi dalam pembelian sehingga menjadi proses yang tanpa tertulis (paperless).
Mereduksi interaksi antar-manusia (face to face).
Mengurangi personil yang terlibat dalam penerimaan, pencatatan, maupun pendistribusian persyaratan administrasi sehingga meningkatkan produktivitas.
Kontrol manajemen yang lebih besar.
Karena semua data pengadaan diproses melalui satu database terpusat dan secara otomatis diintegrasikan ke dalam Financial Management Information System (FMIS), e-procurement memungkinkan analisis yang relevan dan laporan management dapat dengan mudah dihasilkan sehingga dapat meningkatkan transparansi dalam pengadaan barang dan jasa dan mencegah timbulnya KKN (Masyarakatpun bisa awasi pekerjaan, karena spesifikasi teknis pekerjaan dapat di-download dari situs -rasa memiliki timbul & partisipasi bisa meningkat-).
Sesuai kebutuhan user (user compliance).
Memaksimalkan kecocokan dengan kebutuhan, menjamin bahwa setiap orang hanya membeli dari pemasok yang disetujui adalah hal penting bagi bagian pembelian, karena mempunyai dua manfaat yaitu mendapatkan nilai terbaik dari persetujuan-persetujuan dengan yang dipilih oleh perusahaan dan perusahaan-perusahaan dapat meningkatkan persetujuan-persetujuan yang jauh lebih baik dengan para pemasoknya.
Mengurangi tingkat kesalahan dalam pemesanan.
E-procurement secara dramatis mengurangi kecenderungan kesalahan pengguna dalam proses pengadaan, karena pesanan-pesanan dibuat dengan memilih item-item yang ada di katalog dalam sistem. Transaksi elektronik disampaikan antara dewan FMIS, e-marketplace, dan sistem pemasok tidak membutuhkan campur tangan manusia. Hal ini mengurangi peluang pesanan diterjemahkan secara tidak tepat, harga-harga tidak tepat, atau item-item dalam katalog sudah usang dan tidak diproduksi lagi pada waktu pemesanan.
Pembelian dan penjualan online mengefisienkan proses pengadaan dan mengurangi biaya operasi dengan mengurangi pengeluaran untuk waktu administrasi dan memperpendek birokrasi. penerapan e-procurement mendorong upaya transaksi dari pusat pembuat pesanan hingga titik kebutuhan pada pengguna desktop bisnis. Hal ini memastikan kesesuaian terhadap perjanjian dengan pemasok yang dipilih melalui katalog online yang mana diliha-lihat oleh para pengguna untuk menemukan item yang dibutuhkan. Fitur utama dari e-procurement meliputi :
- Katalog elektronik untuk item-item standard/inti.
- Kemampuan punch-out ke situs-situs web pemasok untuk produk-produk yang dinamis/ bermacam-macam.
- Memunculkan kembali daftar-daftar permintaan/belanja untuk item-item yang dibeli secara teratur.
- Jalur-jalur persetujuan yang menyatu (built-in) untuk menjalankan kendala anggaran belanja.
- Kemampuan untuk membeli laporan informasi manajemen yang detil.
Internet telah muncul sebagai media yang efektif dari segi biaya dan dapat diandalkan untuk melakukan transaksi bisnis online. Semakin banyak perusahaan yang mengadopsi media ini dalam melakukan pengadaan barang mereka. keutungan dari e-procurement meliputi penghematan uang, waktu, dan beban kerja tambahan yang normalnya berhubungan dengan pekerjaan tulis menulis.
Proses pengadaan konvensional biasanya melibatkan banyak pemrosesam kertas-kertas, yang mana menghabiskan sejulah besar waktu dan uang. Keuntungan e-procurement tidak hanya meliputi penghematan uang tetapi juga penyederhanaan keseluruhan proses. Rencana-rencana yang optimal dapat dikomunikasikan dengan cepat kepada pemasok-pemasok, oleh karena itu dapat mengurangi biaya dan pemborosan yang biasanya terdapat dalam supply chain. Keuntungan e-procurement meliputi pengurangan biaya overhead seperti pembelian agen, juga peningkatan kendali inventori, dan keseluruhan peningkatan siklus manufaktur. Sistem e-procurement membantu perusahaan-perusahaan mengkonsolidasikan data tentang pengadaan bermacam-macam barang baik secara langsung maupun tidak langsung. Data ini memungkinkan mereka melakukan pembelian besar dan bernegosisasi dengan para pemasok untuk diskon yang lebih besar.
Nilai yang ditawarkan e-procurement meliputi:
- Pengurangan biaya pengadaan: Pengurangan dalam biaya yang dapat berkisar 20-25%, dapat dicapai melalui proses yang efisien seperti perluasan basis pemasok, negosiasi harga yang lebih baik, dan pemendekan siklus pengadaan, sehingga mengurangi inventori.
- Pelacakan transaksi yang mudah dan pembayaran terotomatisasi: meminimalkan beberapa biaya pasca pembelian, sehingga menjamin kepuasan pelanggan.
- Kendali yang lebih baik : Melalui sarana-sarana pelaporan dan analisis yang mudah dan efektif, seseorang dapat meningkatkan efisiensi dalam pemeliharaan laporan, memeriksa pembelian tidak terkendali dan menciptakan integrasi data yang utuh.
- Otomatisasi tugas-tugas repetitif: Jika beberapa pembelian yang dilakukan adalah teratur, sistem secara otomatis menyetujui pembelian tersebut berdasarkan pada pembeli dan jumlah yang diminta.
Dari serangkaian manfaat dan nilai yang ditawarkan e-procurement, pada akhirnya dapat membuktikan bahwa penerapan e-procurement dalam perusahaan akan mampu meningkatkan efektifitas dalam hal biaya, yang mana biaya yang dikeluarkan secara langsung akan berkaitan dengan profit perusahaan. Dengan biaya yang dapat diminimalisasi, pada akhirnya dapat tercapai peningkatan profit perusahaan.
Sumber informasi : wikipedia
No comments:
Post a Comment